در شرایط لزوم رونوشت‌برداری فراون و متوالی از مقاله‌ها و سندها و غیره در دفترها و موسسه‌های گوناگون مسلماً استفاده از دستگاه‌های کپی برای هر دفتر و موسسه‌ای لازم و حیاتی میباشد
دو نوع از دستگاه‌های کپی دردسترس می‌باشند:
۱) دستگاه کپی مستقل (stand-alone copier).
۲) دستگاه کپی به‌عنوان یک بخش از یک چاپگر چند‌کاره (AIO).
دستگاه‌های کپی نیز همانند کل دستگاه‌های دیگر همواره در طول شرایط کاربری درمعرض خرابی قرار می‌گیرند؛ بنابراین فرایند نگهداری از دستگاه‌های کپی همواره به منظور جلوگیری از خرابی آتی آن‌ها لازم و حیاتی میباشد؛ همواره امکان تعمیر و نگهداری از دستگاه‌های کپی بدون کمک‌های کارشناسان تعمیر و نگهداری دستگاه کپی و افزایش بازه عمر آن‌ها نیز امکان‌پذیر میباشد؛ با‌این‌حال استفاده از کمک‌های شرکت‌های تعمیر و نگهداری از دستگاه‌های کپی معمولاً نتایج بهتری را در پی دارند.
اصلی ترین مشکلات دستگاه کپی
اصلی‌ترین مشکل چاپگرها (دستگاه‌های کپی) شامل گیرکردگی کاغذها در داخل آن‌ها میباشد که بر روی «صفحه نمایش چاپگر» نیز قابل‌مشاهده میباشد.
دلایل این مشکلدر ذیل ارائه شده است:
ورود همزمان چندین ورق به داخل دستگاه کپی؛
کشیدگی ورق و کج‌شدگی و مچاله‌شدگی ورق‌ها در زمان چاپ و یا در زمان خروج از دستگاه کپی؛
تاخورگی و مچالگی کاغذ ورودی به دستگاه کپی؛
وجود قطعه‌های خارجی نظیر سوزن و اجزاء اداری دیگر بر روی ورق‌ها؛
آسیب‌دیدگی غلطک های هدایت‌ساز ورق‌ها و یا تغییرمکان غیرمعمول آن‌ها که در مواردی منتج به توقف آن‌ها نیز می‌شود.
حل مشکل گیر کردگی کاغذ در دستگاه کپی
در شرایط فوق (گیرکردگی ورق در دستگاه فتوکپی) می‌توانید بدون اعمال نیروی بالا و هر گونه صدمه‌ای به چاپگر و بدون نیاز به جداسازی قطعه‌های دستگاه، ورق را همواره به آرامی در راستای عکس با راستای ورود ورق از درون دستگاه کپی خارج نمایید.
نکته: گیرکردگی مکرر و متوالی ورق در داخل دستگاه‌های کپی همواره نشانه‌ای از وجود مشکل جدی در دستگاه‌های کپی میباشد و باید از متخصصان چاپگرها برای رفع مشکل مذکور استفاده نمایید.
دومین مشکل دستگاه‌های کپی با پیغام «تعویض کارتریج» در «صفحه نمایش» آن‌ها قابل‌تشخیص میباشد؛ در این شرایط تعویض کارتریج قدیمی با کارتریج نو لازم میباشد.
خطاهای رایج دستگاه فتوکپی
برای اطلاع اجمالی در ذیل ۶ ایراد اصلی دستگاه‌های کپی ارائه شده‌اند و مشکل اول نیز تشریح شده است:
۱) گیرکردگی ورق؛
گیرکردگی کاغذ در فتوکپی درواقع رایج ترین گونه از خطاهای دستگاه کپی میباشد. دلایل وقوع مشکل مذکور میتواند ناشی از اندازه اشتباه ورق تا بارگذاری ورقهای ناصحیح قدیمی باشد. این مسائل منتج به کشیدگی ناصحیح ورق به درون دستگاه کپی و گیرکردگی ورق و تأخیر در فرایند کپی‌برداری می‌شود. رفع مشکل فوق مستلزم خروج کامل «ورق مچاله» از درون دستگاه کپی و بارگذاری دوباره ورق تازه (با اصلاح اندازه صحیح کاغذ و یا اصلاح راستای بارگذاری کاغذ) میباشد.
به‌علاوه گرد و غبار روی ورق‌ها نیز میتواند منتج به انسداد دستگاه کپی و گیرکردگی ورق در داخل دستگاه کپی شود؛ بنابراین در راستای جلوگیری از این مشکل همواره پالایش دوره‌ای «تایرهای تغذیه ورق» دستگاه‌های کپی و جاروبرقی منظم دستگاه‌های کپی برای تمیزسازی قطعه‌های دستگاه‌های کپی از غبارها و خاکه‌ها همواره لازم میباشد.
