برنامه ریزی روزانه اصولی و مناسب، به شما این امکان را می دهد که تعادل لازم را بین مشغله های کاری و دغدغه های زندگی برقرار کنید. اما چطور برنامه ریزی کنیم که به همه کارهای روزمره برسیم و مسیر درستی برای رسیدن به اهداف کوتاه و بلند مدت ترسیم کنیم؟ در ادامه ترفندهای برنامه ریزی روزانه را به شما آموزش می دهیم.
حجم کاری بالا و مشغله زیاد چیزی است که این روزها تقریبا همه با آن درگیر هستند. خستگی کار شاید زمان استراحت و رسیدگی به خود را از بسیاری از ما گرفته باشد. اما این تمام ماجرا نیست و زندگی ابعاد دیگری هم به جز کار و درآمد زایی دارد. چطور می توان به تمام ابعاد مهم و ضروری در زندگی رسیدگی کرد؟ چطور می توان بین کار، زندگی، تفریح و سلامتی تعادل برقرار کرد؟ رمز موفقیت افرادی که به خوبی در همه زمینه ها عمل می کنند، برنامه ریزی درست است.
چطور یک برنامه ریزی روزانه کارآمد داشته باشیم؟
برای این که همه کارهای مورد نظرتان را در برنامه ریزی روزانه تان بگنجانید و برای هر بخش از زندگی تان وقت مناسب صرف کنید، باید نکات زیر را مد نظر داشته باشید:
۱. مشخص کنید روزتان را چگونه می گذرانید
قبل از این که جدول برنامه روزانه تدوین کنید، باید بدانید که در طول روز دقیقا چه کارهایی انجام می دهید. مثلا چه ساعتی سر کار می روید، چه ساعتهایی غذا میل می کنید، چه موقع خرید می روید و چه زمانی به کارهای شخصی تان می رسید. شما باید چند روزی را صرف این کنید که تعیین کنید دقیقا چه کارهایی در طول روز انجام می دهید و زمان را چگونه می گذرانید. بهتر است یک هفته را به این مرحله اختصاص دهید و تمام کارها از سر کار رفتن تا امور شخصی، نظافت، خرید کردن، استراحت و به ویژه زمان های خالی خود را به دقت یادداشت کنید.
۲. زمان رفت و آمدتان را تخمین بزنید
یکی از بخش های مهم در برنامه ریزی روزانه ، زمان های پرت است. منظور از زمان پرت، مدت زمانی است که در رفت و آمد به محل کار، منزل و … صرف می شود. با دقت تعیین کنید که چند دقیقه یا ساعت از وقت شما در طول روز، در مسیر خانه، محل کار، دانشگاه و … می گذرد.
۳. زمان بهره وری خود را تعیین کنید
شما باید بدانید که چه زمانی بیشترین بهره وری را دارید و ترتیب کارها را در جدول برنامه ریزی، بر این اساس مشخص کنید. بهتر است کارهای مهم را که نیاز به تمرکز بیشتری دارند در زمان‌هایی انجام دهید که بیشترین بهره وری را دارید. مثلا بیشتر افراد صبح را به کار اختصاص می دهند و بعد از ظهر را برای استراحتی کوتاه و صرف زمان برای سلامت خود در نظر می گیرند.
۴. عادت های شما زندگی تان را می سازند
وقتی شروع به برنامه ریزی روزانه می کنید، متوجه می شوید که عادات رفتاری شما تا چه حد در زندگی تان تاثیرگذار هستند. این عادتها می توانند خوب و بد باشند. مثلا کسی که عادت دارد زیاد بخوابد، قطعا برای انجام بسیاری از کارهای روزمره اش زمان کافی نخواهد داشت. از طرفی عادت به ورزش کردن روحیه شما را برای انجام کارها بیشتر می کند. پیش از برنامه ریزی، حتما عادتهای خوب و بد خود را مشخص کنید. سعی کنید با کاهش عادات رفتاری مخربی همچون اعتیاد به گوشی و …، هم زمان بیشتری برای خود بخرید و هم به پیشبرد هرچه بیشتر برنامه روزانه خود کمک کنید.
۵. وقت تلف شده را کم کنید
شاید برخی از کارهایی که می‌کنید اتلاف وقت به نظر برسند. اما به هرحال راهی جز انجام برخی از این کارها ندارید. مثلا ممکن است مجبور شوید ساعتها در یک اداره منتظر مسئولی بمانید تا یک امضای کوچک پای مجوز شما بزند. برای داشتن یک برنامه ریزی روزانه قوی و کارآمد، باید تا حد امکان از این وقت های تلف شده کم کنید. اگر امکان چنین کاری وجود ندارد، سعی کنید برخی از کارها را در همین زمان های تلف شده بگنجانید. مثلا در مدت زمانی که منتظر رئیس هستید، ایمیل ها و پیام هایتان را چک کنید. یا در حین رفتن به محل کار، اگر از وسایل نقلیه عمومی استفاده می کنید، چند صفحه ای کتاب بخوانید.
۶. برنامه هر روز را شب پیش بریزید
باور کنید این کار معجزه می کند! آخر وقت هر شب را به برنامه ریزی برای روز بعد اختصاص دهید. یک لیست از کارهایی که باید فردا انجام دهید تهیه کنید و زمان مناسب برای هریک از آنها را تعیین ننمایید. اگر اول راه هستید، مدتی طول می کشد تا یک برنامه کامل و بی نقص تهیه کنید.
